Archives départementales des Alpes-de-Haute-Provence

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Externaliser le stockage de ses données électroniques

 

se poser les bonnes questions

 

Selon la législation en vigueur[1], seules les archives électroniques courantes et intermédiaires peuvent être confiées à un tiers agréé à des fins de stockage. Ce tiers est alors nommé « tiers archiveur ».

 

C’est une personne physique ou morale ayant reçu un agrément délivré par le Service interministériel des Archives de France pour conserver des archives publiques courantes et intermédiaires.

 

Pour les archives électroniques, ils sont en France au nombre de 9 au 31 décembre 2015. La liste est consultable sur le site internet de France Archives.

 https://francearchives.fr/fr/section/24437377

 

Dans bien des cas, votre prestataire de gestion électronique des documents (GED) ou d’une application métier n’a pas l’agrément de tiers archiveur. Néanmoins, vous pouvez cependant lui poser un certain nombre de questions :

 

-          mes documents électroniques sont-ils hébergés sur des serveurs en France ?

-          comment et à quel coût peut s’effectuer le rapatriement des données en cas de besoin ?

-          quelles sont les mesures mises en œuvre pour protéger la sécurité de mes données ?

-          existe-t-il des sites de réplication ?

 

Dans tous les cas, il ne peut légalement assurer la conservation d’archives définitives, seul le producteur ou les Archives départementales sont à même de le faire.

 

En conclusion, mieux vaut la prudence et parfois un stockage en local qu’une externalisation dont le contrôle est de ce fait impossible.



[1] Code du patrimoine, article L212-4 et R212-19 à R212-31, arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée et article R212-18-1 du Code du patrimoine modifié par le décret  n° 2017-719 du 2 mai 2017 relatif aux services publics d'archives, aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d'archives communales.

 
 


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